Yetkilendirilen Danışman ile firmanın tüm departmanlarından birer temsilcinin bulunduğu başlangıç toplantısının gerçekleştirilmesi,
- Başlangıç toplantısında, firma içinden YYS Sertifikası alım sürecini yönetecek bir “Koordinasyon Grubu “ ve “Proje Koordinatörü” belirlenmesi,
Yetkilendirilmiş Yükümlü Statüsünün kazanılması ve bu statünün başarıyla sürdürülebilmesi, ilgili firma ve işletmenin her hücresinin bu statünün gerekliliklerini hissetmesi ve buna uygun yapılanması ile mümkün olacaktır.
Bu nedenle, kurumsal yapının bütününü temsil edecek temsilcilerin katılacağı başlangıç toplantısında; Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası usul, esas ve uygulamasına ilişkin algıda farklılığın baştan yaratılması, süreçlerin kolay ve verimli işlemesi açısından son derece önem arz etmektedir.
- Firma yönetim ve çalışma alanları ile YYS kapsamına alınacak tüm tesis ve depoların, fabrika, giriş-çıkışları, park alanları vb. yerinde incelenerek, YYS gerekliliklerine uyum ve uygunluğunun denetlenmesi, tespit edilen eksikliklerin proje koordinatörüne raporlanması,
- YYS kapsamına alınacak tesis ve çalışma alanları ile ilgili Danışman tarafından tespit edilen eksikliklerin tamamlandığına ilişkin firmadan gelecek geri bildirimlerin incelenmesi,
- Firma “YYS Koordinasyon Grubu” tarafından cevaplanan “Soru Formu” ve eklerinin (talimat, açıklama, iş akış tablosu vb.) ön incelemesi,
Ön inceleme firmanın YYS başvurusu kapsamında genel durumunun görülmesi, gümrük ve dış ticaret süreçlerinin ve işlemlerinin YYS beklentileri doğrultusunda yeniden şekillendirilmesi ve iş talimatlarının bu doğrultuda oluşturulması amacıyla yapılır.
İlk inceleme sonucunda tespit edilecek eksiklikler, talimat ve cevap örnekleri ile bu hususlara ilişkin geri bildirimler firma ile paylaşılır.
- Gümrük İşlemlerini Kolaylaştırma Yönetmeliği eki “Soru Formunda” yer alan her bir sorunun amacının koordinasyon kurulu ile irdelenerek her soruya verilecek en uygun cevabın oluşturulması,
- Ön incelemeyi müteakip geri bildirimler doğrultusunda, yapılan iyileştirmelerin uygunluğunun kontrolü,
21.05.2014 tarih ve 29006 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan ve 21.02.2020 tarihli 31046 sayılı 1. Mükerrer Resmî Gazete’de yayımlan değişikliklerle yürürlükte bulunan “Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırması Yönetmeliği’nin 2 No.lu ekinde yer alan “Soru Formunda” cevaplanması gereken hususlara ilişkin bölüm başlıkları;
| SORU FORMUNDA YER ALAN KONU BAŞLIKLARI | |
| 1. Firma Bilgileri | 8. İş Ortaklarının Güvenliği |
| 2. Eşya Hareketlerine İlişkin Kayıtlar | 9. Taşeron Firmalar |
| 3. Eşya Hareketlerine İlişkin Kontroller | 10. Taşıma Araçlarının Güvenliği |
| 4. Arşiv Sistemi | 11. Şoförlerin Güvenliği |
| 5. Gümrük Kurallarına Uyum | 12. Olay Yönetimi |
| 6. Tesis Güvenliği | 13. Gümrük İşlemine Konu Olan veya Olacak Olan Eşyanın İşlemlerinin Gerçekleştirildiği Başka Firmaya Ait Tesislerde İşlemler |
| 7. Personel Güvenliği | |
- Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası (YYS) başvurusunun hazırlanmasında her türlü mevzuat bilgisi ve desteğinin sağlanması,
- Başvuru için gerekli belgelerin hazırlanması sürecine destek olunması,
- Ticaret Bakanlığına sistem üzerinden gönderilen Başvuru dosyası ile ilgili olarak Bölge Müdürlüğü veya Ticaret Bakanlığı Gümrükler Genel Müdürlüğü tarafından yürütülen inceleme ve kontrollerde tespit edilen eksikliklerin tamamlanması, Bakanlık tarafından revize edilmesi istenilen hususların Koordinasyon Grubu” ile yeniden gözden geçirilerek sonuçlandırılması için destek sağlanması,
- Ticaret Bakanlığı tarafından yerinde inceleme yapmak üzere görevlendirilecek sonradan kontrol yetkilisinin, Firmanın/İşletmenin merkez adresine gerçekleştireceği denetim sırasında, İş sahibinin ve/veya İnceleme heyetinin talebi halinde denetim sürecine eşlik edilmesi,
- Gerek YYS başvurusu sürecine gerekse Yetkilendirilmiş Yükümlü Statüsünün başarıyla sürdürülebilmesine yönelik olarak, ihtiyaç duyulacak gümrük ve dış ticaret eğitiminin verilmesi,